Transformation Dienstleistungs-unternehmung
Unsere Kundin aus der Softwarebranche erlebte in den letzten Monaten und Jahren ein dy-namisches Wachstum. Besonders im Bereich Entwicklung und Projektmanagement wurden neue Ressourcen aufgebaut. Gleichzeitig prallten etablierte Strukturen auf neue Anforderun-gen. Um Klarheit und Orientierung zu schaffen, begleitet Gsponer die Ethelred AG bei der pro-fessionellen Neuausrichtung von Prozessen, Rollen und Führung. Ziel ist es, die Erfolgsfakto-ren der Vergangenheit mit einer zukunftsgerichteten Arbeitsweise zu verbinden und so den Wandel im Unternehmen nachhaltig zu gestalten.
Die Ethelred AG ist eine Software-Herstellerin aus Basel. Seit 1986 entwickelt das Unterneh-men Personalmanagement Software der besonderen Art. Mit dem Produkt e3 beliefert Ethel-red Organisationen mit komplexen Personalmanagement- und Zeiterfassungsaufgaben wie bspw. Spitäler, Polizei-Corps oder Grossunternehmen mit besonderen Schicht- und Arbeitszeitmodellen.
Die Herausforderung
Das Unternehmen ist auf Grund der steigenden Nachfrage in den vergangenen Monaten und Jahren stark gewachsen. Insbesondere im Bereich Entwicklung und Projektmanagement wurden die Ressourcen deutlich ausgebaut. Während die interne Arbeitsweise sich über viele Jahre entwickelt hat und das langjährige Team auf allen Ebenen eingespielt war, stellt das jüngste Wachstum das ganze Team vor neue Herausforderungen. Etablierte Vorgehenswei-sen und Zukunftsvisionen prallen aufeinander. In der aktuellen Phase gilt es eine neue und zukunftsweisende Form der Zusammenarbeit zu etablieren, ohne die wertvollen Erfahrungen und eingespielten Good Practices zu schwächen.
Unser Lösungsansatz
- Implizit gelebte Prozesse visualisieren und gemeinsam mit den betroffenen Mitarbeitenden / Prozess-Owner auf die neuen Gegebenheiten ausrichten
- Klarheit in der Aufbauorganisation schaffen, Aufgaben- und Rollenverteilung adjustieren und Führungsstrukturen etablieren
- Neu geschaffene Teamleiter*innen in den „Führungs-Basics“ befähigen und im Mentoring-Ansatz bei der Einfindung in die neue Rolle begleiten
- Strategische Ausrichtung validieren und für die Change-Kommunikation ein starkes „Reason-why-Statement“ ableiten
Unser Vorgehen
In der ersten Phase hat das Team von Gsponer gemeinsam mit der Geschäftsleitung die Rahmenbedingungen für die Transformation festgelegt. Dabei stand eine qualitative Analyse der Ausgangsalge im Vordergrund. Darauf basierend wurde in einem Strategieprozess die un-ternehmerische Ausrichtung überprüft und leicht adjustiert. Diese strategische Neuordnung bildet heute die Basis für die gesamte Change-Story, welche für Mitarbeiterinnen und Mitar-beiter von zentraler Bedeutung ist. Parallel dazu erarbeiteten die Gsponer Prozessexperten gemeinsam mit der Geschäftsleitung die Prozesslandkarte.
Mit dem «Future Day» wurde die zweite Phase des Transformationsprozesses für das gesam-te Unternehmen gestartet. In einem durch Gsponer moderierten Erlebnistag informierte die Geschäftsleitung über den bevorstehenden Transformations- und Change-Prozess. In dieser Phase ging es darum, die operativen Prozesse aufs nächste Level zu bringen und eine ein-heitliche und effektive Arbeitsweise zu etablieren. Im Sinne des nachhaltigen Change-Managements arbeiteten die Gsponer Prozessexperten workshopbasiert mit den betroffenen Teams zusammen. Im Vordergrund stand die Auseinandersetzung mit der effektiven Pro-zesslösung und dem Vereinheitlichen des Vorgehensverständnis innerhalb der Teams. Zur fortlaufenden Unterstützung stand den Mitarbeitenden ein Prozessexperte 1-2 Tage pro Wo-che während mehreren Monaten zur Verfügung.
Währenddessen hatten die Führungskräfte Zugriff auf das Gsponer Teamleitertraining und stärken so die Basics, die jede Führungskraft beherrschen muss. Unterstützt werden die Füh-rungskräfte durch eine Gsponer Leadership-Mentorin, um sich rasch und zielgerichtet in die neue Rolle einzufinden, resp. ihr Führungsverhalten zu professionalisieren. Die Begleitung fin-det in Form von Einzel- und Gruppensparring-Sessions statt und wird noch bis Ende Jahr fort-geführt, um die nachhaltige Entwicklung der Führungskompetenzen zu unterstützen.
Zusätzlich wurde das Projektmanagement professionalisiert, um die Effizienz in Neueinfüh-rungsprojekten zu steigern. Dazu wurde gemeinsam ein internes Projekthandbuch als Hilfs-mittel im Alltag erstellt sowie die Mitarbeitenden in Form von Workshops zum Thema Pro-jektmanagement geschult und mittels praktischer Beispiele trainiert.
Ausblick
Der Bereich Projektmanagement wurde erfolgreich abgeschlossen. Das, auf Ethelred AG ab-gestimmte, Projekthandbuch ist erstellt und das Unternehmen wird bis Ende Jahr umfassend ins Thema eingeführt. Auch ein Grossteil der gemeinsam zu Beginn des Projektes definierten Prozesse wurde inzwischen gestaltet.
Parallel dazu läuft weiterhin das Change-Sparring: Die Führungskräfte werden weiterhin bis Ende Jahr in ihrer Rolle begleitet und gestärkt. Damit wird die nachhaltige Verankerung der erarbeiteten Inhalte sowie die Weiterentwicklung der Führungskultur gezielt unterstützt.
Ein bevorstehendes Highlight bildet der Present Day im Herbst (ehemals Future Day). Dieser gemeinsame Tag dient dazu, die im Projekt erarbeiteten Themen zu reflektieren, zu vertiefen und weiter zu verankern. Gleichzeitig bietet er die Gelegenheit, den erfolgreichen Wandel sichtbar zu machen und aufzuzeigen, wie viel als Team erreicht wurde – ein kraftvoller Mo-ment, um den gemeinsamen Erfolg zu feiern und den Blick nach vorn zu richten.
Resultate
- Die strategische Ausrichtung des Unternehmens wurde gemeinsam geschärft und validiert. Darauf aufbauend wurde eine für die Mitarbeitenden verständliche und mittragbare Change-Story formuliert.
- Die relevanten Geschäftsprozesse wurden anhand einer gemeinsam entwickelten Prozess-landkarte identifiziert. Ein Grossteil dieser Prozesse ist inzwischen gestaltet und dokumen-tiert – die verbleibenden Prozesse werden aktuell vom Unternehmen eigenständig finali-siert.
- Das Projektmanagement wurde erfolgreich aufgebaut: Ein umfassendes Handbuch steht zur Verfügung, und die Organisation wurde befähigt, Projektmanagement-Methodik im All-tag anzuwenden.
- Die Teamleiterinnen und Teamleiter wurden im «kleinen 1×1 der Führung» gestärkt und übernehmen zunehmend Verantwortung in ihrem Bereich. Die individuelle Begleitung durch eine Leadership-Mentorin unterstützt sie zusätzlich in ihrer Rolle.
- Der Change-Prozess ist breit abgestützt, gut in der Organisation verankert und wird durch gezielte Sparring-Sessions mit den Führungskräften weiter gefestigt.
- Mit dem bevorstehenden Present Day im Herbst wird ein weiterer Meilenstein gesetzt: Die erzielten Fortschritte werden reflektiert, vertieft und gefeiert – und die Kraft gemeinsamer Veränderung nochmals bewusst gemacht.
